3-7 情報の配布
概要
『2-17 コミュニケーションの計画』で定めたように，プロジェクトのステークホルダに対して要求した情報を利用可能にし，また情報に対する予期せぬニーズに対応する。プロジェクトの環境の急激な変化や不確かさの度合いが強い場合には，これらによる影響や課題をできるだけ早く明確にして組織内及び組織を超えた情報の透明性を維持する必要がある。
配布情報は，報告会の開催などによってプロジェクトの状況を正確かつ適切に伝え，情報に対するステークホルダのニーズを満たすようにマネジメントする。スコープ，品質，コスト，スケジュール，リスクなどの実際のパフォーマンスと計画したパフォーマンスの差異を中心に，差異の今後の見通し，発生した問題の解決状況，変更要求への対応結果を重点報告事項とする。情報の透明性を維持するために，会議やレビューに広くステークホルダの参加を要請したり，プロジェクトの成果物を公開の場に掲示したりする。
- 引用元
- 情報処理推進機構 「プロジェクトマネージャ試験（レベル４）シラバス－ 情報処理技術者試験における知識・技能の細目 Ver.7.1（2023年12月25日掲載）
- https://www.ipa.go.jp/shiken/syllabus/nq6ept00000014gb-att/syllabus_pm_ver7_1.pdf
200字要約
プロジェクトのステークホルダに情報を提供し、予期せぬニーズにも対応します。環境の変化や不確実性が強い場合、影響や課題を早期に明確化し、情報の透明性を保つことが重要です。報告会を通じて、スコープやリスクなどの差異や解決状況を正確に伝え、ステークホルダのニーズを満たすよう管理します。情報の透明性を保つため、会議やレビューに広く参加を促し、成果物の公開も行います。
主なポイント
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情報の提供と管理：
- ステークホルダーに必要な情報を提供し、予期しないニーズにも対応できる体制の整備。
- プロジェクト環境の変化に合わせて、情報の提供方法や内容を柔軟に調整するスキルの習得。
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透明性の確保：
- 組織内外における情報の透明性維持の重要性と、その方法（定期的な報告会や情報共有手段など）について学ぶ。
- 透明性を確保することでステークホルダーとの信頼関係を強化し、プロジェクト進行を円滑にする方法。
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報告の重点事項：
- スコープ、品質、コスト、スケジュール、リスクといった主要パフォーマンス指標に対する「実際の結果」と「計画」の差異を把握し、今後の見通しや対応策について報告する方法。
- 発生した問題や変更要求の対応状況など、ステークホルダーが必要とする重要な情報を効果的に伝達する方法について理解する。
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ステークホルダーの参加促進：
- 会議やレビューへのステークホルダーの参加を促す方法や、プロジェクト成果物の公開を通じた情報共有の方法。
- ステークホルダーからのフィードバックを得る場を設定し、プロジェクトの方向性を確認しながら進めるためのコミュニケーションスキルの習得。
これらのポイントは、プロジェクトにおける情報管理とステークホルダーとの関係構築に不可欠であり、プロジェクトの円滑な進行やリスク管理にも直結する重要な知識です。
